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Définition de besoin ou cahier des charges ?

Le but de cet article n’est pas de faire un cours magistral sur la différence entre l’Expression (ou définition) De Besoins (EDB) et le Cahier Des Charges (CDC). Chacun a son avis sur le sujet, alors nous allons vous donner le notre et expliquer pourquoi c’est important et quels sont les avantages et les limites de cet exercice.

Pourquoi je devrais passer par un cahier des charges ?

Tout simplement parce que c’est le point de départ d’un projet. Quand vous partez faire vos courses pour la maison, vous avez le choix entre y aller le nez en l’air et choisir selon vos envies (à la merci des sollicitations les plus fantaisistes ou inutiles…) ou faire une liste pour prendre le nécessaire, payer le prix juste et ne rien oublier. Dans la vie professionnelle, on a toujours des comptes à rendre (patrons, collègues, recruteurs, clients, fournisseurs, associés…). Mieux vaut donc avoir préparé son projet. Nous y voilà : EDB ou CDC ?

 

‘Je sais exactement ce dont j’ai besoin’ ou ‘Je sais où je veux aller mais pas comment y aller’ ?

Une fois qu’on a compris ça, qu’est-ce qu’on fait ? On se lance dans une étude fine de ses besoins, de ses objectifs et de la réalisation envisagée (CDC), ou on recense les besoins et objectifs essentiels de manière à laisser la porte ouverte à des idées qui peuvent challenger votre vision avec un oeil neuf (EDB) ?

 

Expression de besoins

Pour guider votre réflexion, voici une liste de questions auxquelles il faudra répondre dans l’Expression Des Besoins :

  • Qui suis-je ? Quel est mon positionnement ? Dans quel contexte économique et concurrentiel ?
  • Dans quel contexte interne ? process de sélection et de décision ? autres dispositifs existants ? contraintes techniques ? territoire de marque et charte graphique ? contraintes budgétaires et de planning ?
  • A qui je m’adresse ? quelles sont leurs attentes ?
  • Quelle est la valeur ajoutée attendue en interne et en externe ? Quels sont les principales fonctionnalités attendues ? en back-office ? en front-office ?
  • Quels sont les objectifs du projet ? qualitatifs ? quantitatifs ?

Lorsqu’on fait ce travail, il faut garder à l’esprit que les besoins (surtout fonctionnels) ont un coût. Il faudra donc les prioriser de manière à découper le projet en lots le cas échéant, lots qui pourront être échelonnés dans le temps en fonction des ressources disponibles. C’est certainement l’exercice intellectuel le plus difficile : quelles sont les priorités ? quelle expérience devons-nous proposer au minimum ? pour quel résultat ?

Sur la base des ces réponses, le prestataire (interne ou externe) a de quoi bâtir une proposition (ou recommandation) qui permettra d’orienter le projet (parcours, design, fonctionnalités, technologies, … etc) et d’établir une enveloppe budgétaire et un planning.

 

Cahier des charges

Mais alors, qu’est-ce que la Cahier Des Charges ? En ce qui nous concerne, pour Les Artisans Numériques, le Cahier Des Charges est un document beaucoup plus détaillé, qui va être l’objet de la première étape du projet. On va reprendre point par point l’EDB et la proposition que l’on va détailler, de manière à obtenir un document qui définira précisément le périmètre du prestataire.

Par exemple si dans mon EDB il est mentionné “Le site proposera des fiches descriptives des biens immobiliers proposés à la vente ou à la location”, il faudra lister tous les champs que l’on doit trouver dans ces fiches, comment on intègre les contenus de ces fiches (saisie, importation, …), quelles sont les choix donnés à l’internaute s’il est intéressé par un bien… etc.

Cette étape se fait en collaboration client/prestataire et pose des fondations et un périmètre précis : c’est la co-conception. Selon les cas, le budget et le planning peuvent être ajustés de manière plus précise.

Il est rare qu’un client nous fournisse directement un CDC. Si c’est le cas, l’avantage est qu’il peut obtenir un budget et un planning précis dès la proposition. L’inconvénient est que le prestataire est plus contraint et moins libre de proposer des alternatives qui peuvent être intéressantes et innovantes.

 

Au final ?

 Il est clair qu’en tant qu’agence digitale, nous préférons travailler sur une expression de besoins et nous sommes convaincus que la co-conception entre un client et un prestataire est la base d’un projet réussi. Notre métier est précisément d’apporter notre expérience et notre savoir-faire à nos clients dans toutes les phases du projet : conception, design UX et UI, développement, recette, déploiement, accompagnement. Pour les projets ambitieux et potentiellement complexes, nous proposons une phase de cadrage qui permet de passer de l’Expression de besoin au Cahier des charges, et donc d’obtenir un devis précis et complet, pour lequel vous n’aurez pas de mauvaises surprises… Le CDC n’est finalement qu’un EDB développé, mais s’il a été fait en collaboration entre le prestataire et le client, il n’en sera que plus riche et plus complet.

 

Pour vous aider, voici une exemple de plan d’une Expression De Besoin , en gardant à l’esprit que chaque cas est particulier et qu’il faut donc personnaliser. Il existe aussi de nombreux ouvrages sur le sujet, mais le plus souvent ils décrivent des documents lourds et fastidieux à produire. Restez simple, mais précis dans vos besoins et donnez un maximum d’éléments de contexte qui permettront au prestataire de mieux cerner votre écosystème.

Tout ceci est bien évidemment adapté à une gestion de projet de type ‘Cascade’ autrement dit ‘au forfait’. Pour ce qui est de la gestion de projet agile, c’est une autre histoire dont nous vous parlerons bientôt…

 

N’hésitez pas à nous contacter pour nous interroger ou nous soumettre votre expression de besoin.

Quelles sont les informations nécessaires dans une expression de besoins ?
Plus vous transmettez d’informations à votre prestataire, plus il pourra vous répondre précisément. Voici une liste d’informations qui nous semblent nécessaires pour bien répondre : le contexte, état des lieux Les objectifs les cibles Les fonctionnalités attendues Le type de design attendu (expérience, design graphique) Les contenus Les contraintes (planning, budget, environnement technique) Périmètre du prestataire Modalité de sélection
Faut-il dévoiler son budget lors d'une consultation ?
De nombreux commanditaires refusent de donner une indication de budget aux prestataires consultés, par peur de fausser la concurrence. C’est à notre avis une erreur. Donner à minima une fourchette budgétaire leur permet au contraire de mieux cibler les priorités et d’améliorer la qualité des réponses.
Combien consulter de prestataires ?
Mieux vaut passer un peu plus de temps sur la préselection pour consulter au final 3 prestataires, qui nous semble être un bon compromis. Au delà, vous diminuez les chances de chaque prestataire et donc leur implication, et vous vous rajoutez du travail sur les soutenances, le dépouillement et le choix. Gardez en tête qu’une consultation est un gros travail pour les prestataires comme pour le commanditaire.
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