Définition de besoin ou cahier des charges ?

Le but de cet article n’est pas de faire un cours magistral sur la différence entre l’Expression (ou définition) De Besoins (EDB) et le Cahier Des Charges (CDC). Chacun a son avis sur le sujet, alors nous allons vous donner le notre et expliquer pourquoi c’est important et quels sont les avantages et les limites de cet exercice.

Pourquoi je devrais passer par là ?

Tout simplement parce que c’est le point de départ d’un projet. Quand vous partez faire vos courses pour la maison, vous avez le choix entre y aller le nez en l’air et choisir selon vos envies (à la merci des sollicitations les plus fantaisistes ou inutiles…) ou faire une liste pour prendre le nécessaire, payer le prix juste et ne rien oublier. Dans la vie professionnelle, on a toujours des comptes à rendre (patrons, collègues, recruteurs, clients, fournisseurs, associés…). Mieux vaut donc avoir préparé son projet. Nous y voilà : EDB ou CDC ?

‘Je sais exactement ce dont j’ai besoin’ ou ‘Je sais où je veux aller mais pas comment y aller’ ?

Une fois qu’on a compris ça, qu’est-ce qu’on fait ? On se lance dans une étude fine de ses besoins, de ses objectifs et de la réalisation envisagée (CDC) ou on recense les besoins et objectifs essentiels de manière à laisser la porte ouverte à des idées qui peuvent challenger notre vision avec un oeil neuf (EDB) ?

Expression de besoins

Pour guider votre réflexion, voici une liste de questions auxquelles il faudra répondre dans l’Expression Des Besoins :

• Qui suis-je ? Quel est mon positionnement ? Dans quel contexte économique et concurrentiel ?
• Dans quel contexte interne ? process de sélection et de décision ? autres dispositifs existants ? contraintes techniques ? territoire de marque et charte graphique ? contraintes budgétaires et de planning ?
• A qui je m’adresse ? quelles sont leurs attentes ?
• Quelle est la valeur ajoutée attendue en interne et en externe ? Quels sont les principales fonctionnalités attendues ? en back-office ? en front-office ?
• Quels sont les objectifs du projet ? qualitatifs ? quantitatifs ?

Lorsqu’on fait ce travail, il faut garder à l’esprit que les besoins (surtout fonctionnels) ont un coût. Il faudra donc les prioriser de manière à découper le projet en lots le cas échéant, lots qui pourront être échelonnés dans le temps en fonction des ressources disponibles. C’est certainement l’exercice intellectuel le plus difficile : quelles sont les priorités ? quelle expérience devons-nous proposer au minimum ? pour quel résultat ?

Sur la base des ces réponses, le prestataire (interne ou externe) a de quoi bâtir une proposition (ou recommandation) qui permettra d’orienter le projet (parcours, fonctionnalités, design, technologies, … etc) et d’établir une enveloppe budgétaire et d’estimer un planning.

Cahier des charges

Mais alors, qu’est-ce que la Cahier Des Charges ? En ce qui nous concerne, pour Les Artisans Numériques donc, le Cahier Des Charges est un document beaucoup plus détaillé, qui va être l’objet de la première étape du projet (une fois la proposition acceptée). On va reprendre point par point l’EDB et la proposition que l’on va détailler, de manière à obtenir un document qui définira précisément le périmètre du prestataire.

Par exemple si dans mon EDB il est mentionné “Le site proposera des fiches descriptives des biens immobiliers proposés à la vente ou à la location”, il faudra lister tous les champs que l’on doit trouver dans ces fiches, comment on intègre les contenus de ces fiches (saisie, importation, …), quelles sont les choix donnés à l’internaute s’il est intéressé par un bien… etc.

Cette étape se fait en collaboration client/prestataire et pose des fondations et un périmètre précis. Selon les cas, le budget et le planning peuvent être ajustés de manière plus précise.

Il est rare qu’un client nous fournisse directement un CDC. Dans ce cas, l’avantage est qu’il peut obtenir un budget et un planning précis dès la proposition. L’inconvénient est que le prestataire est plus contraint et moins libre de proposer des alternatives qui peuvent être intéressantes et innovantes.

Au final ?

 Il est clair qu’en tant qu’agence digitale, nous préférons travailler sur une expression de besoins et nous sommes convaincus que la collaboration entre un client et un prestataire est la base d’un projet réussi. Notre métier est précisément d’apporter notre expérience et notre savoir-faire à nos clients dans toutes les phases du projet : conception, design UX et UI, développement, recette, déploiement, accompagnement. Le CDC n’est finalement qu’un EDB développé mais s’il a été fait en collaboration entre le prestataire et le client, il n’en sera que plus riche et plus complet.

Pour vous aider, voici une exemple de plan d’une EDB (même si son auteur parle de CDC), en gardant à l’esprit que chaque cas est particulier et qu’il faut donc personnaliser. Il existe aussi de nombreux ouvrages sur le sujet, mais le plus souvent ils décrivent des documents lourds et fastidieux à produire. Restez simple, mais précis dans vos besoins et donnez un maximum d’éléments de contexte qui permettront au prestataire de mieux cerner votre écosystème.

Tout ceci est bien évidemment adapté à une gestion de projet de type ‘Cascade’ autrement dit ‘au forfait’. Pour ce qui est de la gestion de projet agile, c’est une autre histoire dont nous vous parlerons bientôt…

N’hésitez pas à nous contacter pour nous interroger ou nous soumettre votre expression de besoin.