Définissez vos exigences :

Contexte : Votre document devra décrire les caractéristiques fondamentales de votre groupe ou organisme (histoire, buts, principes fondamentaux, fonctionnement, budget, etc…)

Type du site : Vous devrez définir ici ce que vous attendez de votre site…
S’agira t 'il d’un site vitrine, d’un site outil ? vous placez vous dans une logique de communication (site-vitrine) ou d'information (site-service) ? souhaitez vous un site de vente ou un site d'informations ?

Rubriquage : il s'agit de l'architecture de votre information, des grandes rubriques et sous rubriques qui structureront le contenu du site

La cible : Vous préciserez ici le public que vous souhaitez atteindre… L’aspect général du site, son graphisme et ses animations en dépendront.

L’image : quelle image souhaitez vous donner de votre groupe, association ou organisme ?

Les objectifs du site : il peut s’agir de la constitution d’une base de donnée, de la diffusion d’une information particulière ou encore de la mise en réseau de compétences propres à votre groupe.

Périodicité et types de mises à jour : vous définirez ici la façon dont les contenus futurs devront être mis en ligne : Souhaitez vous gérer en interne ou en externe les mises en ligne d’informations, de photos ou des autres contenus ?

Description des fonctionnalités : Voulez vous un forum, un agenda, des listes de discussion, des base de données consultables en ligne ? tous ces exemples sont autant de fonctionnalités types d’un site Internet, que vous aurez à définir au préalable.

Bénéfice attendu : vous pourrez décrire en quelques mots le bénéfice que vous attendez de ce site. Il sera aussi important de définir les personnes les plus concernées par ce bénéfice attendu.

Définissez votre calendrier :

La dead line : la description de votre projet pourra fixer une date clé pour la mise en ligne et la remise des sources.
Prévoyez les modalités des renvois d’informations et la description des navettes et des validations.

Définissez vos ressources :

Ressources humaines : il vous sera utile de désigner une personne chargée de la coordination pour la réalisation et le suivi de votre site. Ce correspondant aura autorité pour prendre ou relayer les décisions vers le prestataire, et saura assurer les échanges mutuels

Budget : Plusieurs éléments sont à prévoir : conception, réalisation, suivi ; formation, embauche ; achat de matériel, de logiciel ou de livres ; coûts de connexion et d'hébergement...

Contenus : vous créez un site pour y apporter du contenu. Vous pouvez dès à présent penser aux différentes photos, textes ou modules que vous placerez.

Définissez vos impératifs techniques :
Matériel informatique disponible en interne ;
Types de connexions et pratique de l’Internet
Matériel prévu spécialement pour le site

Prévoyez la maintenance :

Un site Internet engendre des coûts annuels, liés essentiellement à sa connexion au réseau, à l'hébergement des pages chez le fournisseur d'accès et au maintien du nom de domaine. A ces frais fixes s'ajoutent ceux concernant la mise à jour régulière des données, les réponses rapides aux demandes qui vous parviennent et les actions de promotion de votre site.